4.9.1 除標(biāo)明時(shí)效的文件，均在新文件下發(fā)并更改或覆蓋了原有的文件要求時(shí)，視原文件作廢，并收舊發(fā)新。

4.9.2 作廢文件由辦公室負(fù)責(zé)收回。

4.9.3 作廢文件如可銷毀，由辦公室登記并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)總經(jīng)理審批后進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

4.9.4如因積累資料或法規(guī)需要加以保存，必須作出“作廢”的標(biāo)識(shí)，并與現(xiàn)行有效的文件隔離存放。

4.10 外來文件管理

4.10.1 辦公室文件管理人員負(fù)責(zé)接收、歸納與整理外來文件，填寫《收文登記本》，并對外來文件進(jìn)行定期審查和更新，以確保本公司使用有效的外來文件。

4.10.2 外來文件由辦公室審核其適用性后，發(fā)放或傳閱，應(yīng)保留發(fā)放和傳閱記錄。

4.10.3 外來文件發(fā)放、回收、作廢亦應(yīng)執(zhí)行上述規(guī)定。

4.10.4各部門收到的外來文件，應(yīng)及時(shí)向辦公室文件管理人員說明，并登記在《收文登記本》上，以保證文件管理的有效實(shí)施。

5 相關(guān)文件

6 有關(guān)記錄

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